Juridisch & vertrouwen
Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2026
Deze modelovereenkomst geldt voor opdrachten waarbij Ramirez BV persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant: de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke, Ramirez is verwerker. Dat is het geval bij Downforce-opdrachten op klantdata, bij Hillmond-dossiers die persoonsgegevens bevatten, en bij Esmond-afnames door een onderwijsinstelling of organisatie.
Voor studenten die Esmond rechtstreeks als particulier gebruiken geldt deze overeenkomst niet. Ramirez is daar zelf verwerkingsverantwoordelijke; het privacybeleid op het Esmond-platform is dan van toepassing.
Verwerker: Ramirez BV, Goudensterstraat 20, 9000 Gent, België, ondernemingsnummer BE 1039.976.194.
Verwerkingsverantwoordelijke: de klant die de opdrachtbevestiging of hoofdovereenkomst met Ramirez BV ondertekent, hierna "de klant".
Deze overeenkomst maakt integraal deel uit van de hoofdovereenkomst. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens heeft deze overeenkomst voorrang.
De begrippen persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens en toezichthoudende autoriteit hebben de betekenis die Verordening (EU) 2016/679 (AVG) eraan geeft.
Ramirez verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen dienst te leveren. Aard en doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen staan in Bijlage 1. De verwerking duurt zolang de hoofdovereenkomst loopt, verlengd met de termijn die nodig is voor teruggave of verwijdering zoals bepaald in artikel 12.
Ramirez verwerkt de persoonsgegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de klant, ook wat doorgifte naar een derde land betreft, tenzij een Unierechtelijke of Belgische bepaling Ramirez tot verwerking verplicht. In dat geval stelt Ramirez de klant vooraf in kennis, tenzij die wetgeving dat verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.
De opdrachtbevestiging, deze overeenkomst en Bijlage 1 vormen samen de volledige instructie bij aanvang. Ramirez licht de klant in wanneer een instructie naar haar oordeel inbreuk maakt op de AVG of op andere gegevensbeschermingsbepalingen.
Ramirez gebruikt de persoonsgegevens van de klant niet voor eigen doeleinden, niet voor productontwikkeling en niet voor het trainen of afstemmen van AI-modellen.
Ramirez verbindt zich tot geheimhouding van de persoonsgegevens. Personen die onder het gezag van Ramirez toegang hebben tot de gegevens, met inbegrip van onderaannemers en freelancers, zijn contractueel tot vertrouwelijkheid gehouden. Toegang wordt verleend volgens het beginsel van minimale rechten en enkel voor zover nodig voor de uitvoering van de opdracht.
Ramirez neemt passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG. Die maatregelen staan beschreven in Bijlage 2. Ramirez mag maatregelen wijzigen zolang het beschermingsniveau daardoor niet daalt. Ramirez evalueert deze maatregelen minstens jaarlijks en na elk beveiligingsincident.
De klant geeft Ramirez een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers die bij aanvang worden ingezet, staan in Bijlage 3.
Ramirez brengt de klant minstens dertig kalenderdagen vooraf op de hoogte van de toevoeging of vervanging van een subverwerker. De klant kan binnen die termijn op redelijke, aan gegevensbescherming gerelateerde gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de klant het betrokken deel van de hoofdovereenkomst opzeggen zonder vergoeding, met behoud van reeds geleverde prestaties.
Ramirez sluit met elke subverwerker een overeenkomst die dezelfde verplichtingen oplegt als in deze overeenkomst, of aanvaardt de verwerkersvoorwaarden van die partij voor zover die de vereisten van artikel 28.4 AVG dekken. Ramirez blijft tegenover de klant volledig aansprakelijk voor het nakomen daarvan.
Ramirez helpt de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en met passende technische en organisatorische maatregelen, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen op grond van hoofdstuk III AVG. Richt een betrokkene zich rechtstreeks tot Ramirez, dan beantwoordt Ramirez dat verzoek niet zelf maar bezorgt zij het onverwijld aan de klant.
Ramirez verleent de klant redelijke bijstand bij het waarborgen van de beveiliging, het melden van inbreuken, het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en de eventuele voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit, telkens rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Ramirez beschikt.
Ramirez stelt de klant zonder onredelijke vertraging in kennis van elke inbreuk in verband met persoonsgegevens waarvan zij kennis krijgt, en streeft daarbij naar kennisgeving binnen achtenveertig uur. De kennisgeving beschrijft, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en aantallen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Ramirez documenteert elke inbreuk en de opvolging ervan. De melding aan de toezichthoudende autoriteit en aan betrokkenen gebeurt door de klant.
Een aantal subverwerkers in Bijlage 3 is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens. Die doorgifte gebeurt op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie conform artikel 46.2.c AVG, aangevuld met de maatregelen die de betrokken dienstverlener publiceert en, waar die partij is opgenomen in het EU-VS Data Privacy Framework. Ramirez brengt geen persoonsgegevens naar een derde land buiten de in Bijlage 3 vermelde gevallen zonder voorafgaande instructie van de klant.
Na afloop van de dienstverlening verwijdert Ramirez de persoonsgegevens of bezorgt zij ze terug, naar keuze van de klant. Bestaande kopieën worden verwijderd, tenzij Unierechtelijke of Belgische wetgeving bewaring voorschrijft. Versleutelde back-ups worden niet afzonderlijk doorzocht: zij vervallen volgens het back-upschema en uiterlijk zes maanden na het einde van de overeenkomst, en de gegevens erin worden in die periode niet meer actief verwerkt. Ramirez bevestigt de verwijdering schriftelijk op verzoek.
Ramirez stelt de klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, en maakt audits mogelijk, met inbegrip van inspecties door de klant of een door de klant gemachtigde auditor. Ramirez beantwoordt eerst een schriftelijke vragenlijst en bezorgt de beschikbare documentatie; een inspectie ter plaatse volgt wanneer die documentatie de vraag niet beantwoordt. Een audit wordt minstens dertig kalenderdagen vooraf aangekondigd, vindt plaats tijdens de kantooruren, verstoort de bedrijfsvoering niet onnodig en gebeurt hoogstens eenmaal per kalenderjaar, behalve na een inbreuk of op vraag van een toezichthoudende autoriteit. De auditor is tot geheimhouding gehouden. Kosten voor audits bovenop de eerste per jaar zijn voor rekening van de klant, tenzij de audit een tekortkoming van Ramirez aantoont.
De aansprakelijkheidsregeling van de hoofdovereenkomst is van toepassing, met dien verstande dat artikel 82 AVG onverkort geldt en niet contractueel kan worden uitgesloten tegenover betrokkenen.
Deze overeenkomst loopt zolang Ramirez persoonsgegevens verwerkt voor de klant. Wijzigingen aan de AVG of aan de richtsnoeren van de toezichthoudende autoriteiten die aanpassing vereisen, worden door partijen te goeder trouw doorgevoerd.
Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank te Gent, afdeling Gent, onverminderd de rechten die betrokkenen aan de AVG ontlenen.
Deze bijlage wordt per opdracht ingevuld in de opdrachtbevestiging. De onderstaande beschrijving geldt als standaard per dienst.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG worden niet gevraagd en niet verwacht. De klant levert ze niet aan, tenzij partijen dat uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen met de bijhorende bijkomende maatregelen.
Per opdracht kunnen bijkomende maatregelen worden overeengekomen en in de opdrachtbevestiging vastgelegd.
De volgende subverwerkers worden ingezet, afhankelijk van de afgenomen dienst.
De actuele lijst is opvraagbaar via info@ramirezevaluation.com. Wijzigingen worden gemeld volgens artikel 7.
Deze overeenkomst wordt aangegaan door ondertekening van de opdrachtbevestiging die ernaar verwijst, of door afzonderlijke ondertekening door beide partijen. Een klant die een eigen modelverwerkersovereenkomst hanteert, kan die voorleggen; Ramirez beoordeelt die per geval.